月次セキュリティレポート作成を自動化。担当者の作業を月数十時間から約1時間へ
セキュリティ商品の販売・保守 × 顧客向け月次レポート作成
企業向けにサイバーセキュリティ対策商品を販売・保守する会社様の事例です。
顧客企業ごとに作成・送信していた月次のブロックレポート。その作成を自動化し、毎月数十時間かかっていた担当者の作業を、完成したファイルの確認を中心とする約1時間に減らしました。
当初の課題
顧客企業が増えるほど、毎月のレポート作成に手間がかかっていました。
毎月、顧客企業のセキュリティ対策の状況を伝えるため、ブロック履歴などをレポートにまとめ、各社へ送っていました。レポート作成は手作業で行っており、顧客企業が増えるほど、同じ工程を繰り返す回数も増えていきます。
担当者は、顧客企業ごとに異なる接続先とログイン情報を使って管理サイトへアクセス。対象期間を指定し、サマリー、ウイルスのブロック、ボット検出、Webサイトのアクセス制御などの履歴を取得していました。
その後も、表の体裁を整え、資料をまとめて保存する作業が続きます。毎月数十時間を要するこの業務がさらに増えていくことを見据え、自動化のご相談をいただきました。
支援した内容
タイマーで起動し、履歴の取得からレポートの作成・保存までを自動化しました。
ドットコネクトでは、類似する業務の自動化を複数支援していたため、ご相談の段階で自動化の見通しを立てることができました。
業務をヒアリングして流れを整理し、自動化する範囲をご提案。費用面も含めてご了承いただいたうえで着手し、実行検証を重ねて納品しました。
設定したタイミングでプログラムが起動し、対象企業の管理サイトから資料を取得。表の整形や資料の統合、PDF化を行い、自動作成した顧客企業ごとのフォルダにレポートを保存する仕組みです。
人の作業の変化
毎月数十時間の作成作業が、ファイルの確認を中心とする約1時間に減りました。
担当者が企業ごとにログインし、資料をダウンロードしてまとめる作業を、プログラムが担うようになりました。
起動もタイマー設定のため、毎回人が実行を指示する必要はありません。担当者は、各社のフォルダに作成されたレポートファイルを確認することが中心になっています。
このレポート作成業務に担当者がかける時間は、月数十時間から約1時間へ。ここでいう時間は人の作業時間であり、プログラムの処理時間ではありません。
工夫・配慮した点
難しかったのは、ファイルごとにダウンロードにかかる時間が大きく異なることです。
取得が終わる前に次の工程へ進むと、必要なファイルを使った処理を正しく続けられません。
そこで、ダウンロードが完了したことを確認してから次へ進むよう、動作の調整と検証を重ねました。
また、エラーが発生した場合には、ドットコネクトの保守用チャットへ自動で通知する仕組みにしています。
自動化した処理に問題が起きたことを把握し、できるだけ早くメンテナンスへ移れるようにするためです。動かし始めた後の対応まで考慮して設計しました。
同じような業務でお困りですか？
日々の業務の負担を減らしたい、AIを仕事に活かしたい。まずは、いまのお困りごとをお聞かせください。
