PDFの金属単価表からExcelへの転記を自動化｜経営者の作業を1回約40分から約1分へ
金属リサイクル業 × PDFからExcelへの転記・保存の自動化
経営者が資料を見ながら行っていた単価表の更新を自動化。人が行うのは、共有フォルダの決められた場所にPDFを保存する作業だけになりました。
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当初の課題
経営者が日々、単価表の更新に約40分かけていました。
数名で事業を営む会社で、経営者ご本人が取引先から届く単価表を確認し、自社のExcelへ入力していました。1回あたり約40分かかる作業を、日々の業務として担っていました。
支援した内容
PDFからExcelへの転記と、更新したファイルの保存を自動化しました。
業務をヒアリングして整理し、自動化する流れをご提案しました。費用を含む内容にご承認をいただいてから着手し、実際の処理が想定どおり動くか繰り返し検証したうえで納品しました。
文字情報を取得できるPDFから単価を取り込み、項目名を照合してExcelへ転記するプログラムを作成しました。更新したファイルに日付を付けて保存するところまで、一連の処理をつなげています。
人の作業の変化
約40分の更新作業が、約1分のPDF保存だけになりました。
共有フォルダの決められた場所にPDFを保存すれば、その後の取り込み・転記・保存を仕組みが担います。
人が行う作業： 共有フォルダの指定場所へのPDF保存。
自動化した作業： 単価の取得、項目の照合、Excelへの転記、日付を付けた保存。
※時間は本事例における1回あたりの人の作業時間の目安です。自動処理の所要時間ではありません。
工夫・配慮した点
表の行がずれても、項目名を照合して転記できるようにしました。
文字情報を取得できるPDFを使うことを入力条件にしました。また、表の行番号で転記先を決めず、項目名の一致で照合する方法を採用。行の位置が変わっても、項目名が一致していれば対応できるようにしました。
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