不動産管理の送金明細メール作成を自動化。PDF整理から下書き保存まで
不動産管理 × 送金明細メールの下書き作成
家主様へ毎月送る送金明細について、スキャンしたPDFの整理からメールの下書き作成までを自動化した事例です。送付対象の一覧とPDFの順番をそろえ、宛先の設定・ファイル添付・下書き保存をつなぐ仕組みを作りました。
当初の課題
押印した送金明細をスキャンし、PDFを添付したメールを作成する業務がありました。
不動産管理を行う会社様では、Excelで送金明細を作成し、印刷・押印した紙をスキャンして、家主様へメールで送っていました。毎月繰り返す業務のうち、PDFに名前を付け、宛先を設定し、ファイルを添付する工程を自動化の対象として整理しました。
月によっては送付しない対象もあるため、一覧の全行をそのまま処理するのではなく、その月に用意したPDFと送付先を対応させる必要がありました。
支援した内容
PDFの名前変更・年月別の保存から、添付メールの下書き作成までをつなぎました。
業務をヒアリング・整理し、自動化する流れをご提案しました。費用を含む内容にご了承いただいてから着手し、実際の処理が想定どおり動くか繰り返し検証して納品しました。
プログラムは送付先のExcel一覧を読み込み、指定フォルダにあるPDFを順に処理します。送付対象外の行を飛ばし、対象の行に対応する名前へPDFを変更して、年月別のフォルダに移動します。
続いて一覧から宛名とメールアドレスを取り出し、PDFを添付したメールを作成して下書きに保存します。PDFごとにこの処理を繰り返し、最後に完了を通知する構成です。
人の作業の変化
明細の作成とスキャンを人が行い、その後の整理・メール作成をプログラムが担う構成にしました。
実行前には、利用者が送付対象外の行を一覧上で指定し、送付対象の順番に合わせてスキャンPDFを所定のフォルダへ保存します。開いているアプリを閉じてからプログラムを実行する運用です。
処理後は、名前を変更したPDFと、添付済みのメール下書きが残ります。メールは自動送信せず、送信前に内容を確認できる状態で止める範囲としました。
工夫・配慮した点
その月に送らない対象があっても、PDFと送付先の対応がずれないようにしました。
一覧には対象外の行が含まれる一方、フォルダには送付対象のPDFだけが並びます。両方を同じ件数ずつ進めると、対応関係がずれるおそれがあります。そのため、一覧の行をたどる処理とPDFを処理する件数を分け、対象外の行を読み飛ばしてから次のPDFを扱う構成にしました。
この方式は、事前にPDFを一覧の対象順にそろえることが前提です。PDFの内容を読み取って宛先を判断する方式ではないため、準備段階で順番を合わせることと、送信前に宛先・添付内容を確認できる下書き保存の範囲を明確にしています。
同じような業務でお困りですか？
毎月繰り返すファイル整理やメール作成も、人が確認する工程を残しながら自動化の範囲を整理できます。現在の作業の流れからお聞かせください。
