請求額・手数料のExcel転記を自動化。機番と年月を照合して一覧を更新
請求情報の管理業務 × Excel一覧への転記
会社ごとのExcelに入っている請求額と手数料を、管理用の一覧表へまとめる業務を自動化した事例です。機番と年月を照合した転記に加え、転記先が見つからないデータを知らせる仕組みも設けました。
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当初の課題
一覧表を更新するには、機番と年月を確認しながら金額を転記する必要がありました。
転記元のExcelから請求額・手数料と対象年月を取り出し、一覧表の対応する機番・年・月へ入力する業務です。複数のファイルを扱うため、ファイルを開き、転記先を探して金額を入力する一連の工程が対象となりました。
支援した内容
複数のExcelを順に読み取り、該当する機番・年月の欄へ金額を入力するプログラムを作成しました。
業務をヒアリング・整理し、自動化する流れをご提案しました。費用を含む内容にご了承いただいてから着手し、実際の処理が想定どおり動くか繰り返し検証して納品しました。
プログラムは指定フォルダ内のExcelを順に開き、機番と年月をもとに一覧表の入力先を探します。請求額と手数料を転記し、処理済みの元ファイルを別フォルダへ移動します。最後に一覧表を保存し、完了を通知する構成です。
人の作業の変化
ファイルを用意して実行し、金額の照合・入力と処理済みファイルの移動をプログラムに任せる構成にしました。
実行前に、利用者が対象のExcelを所定のフォルダへ保存し、開いているアプリを閉じる運用です。複数ファイルをまとめて処理できます。
転記先が見つからなかったデータは、完了通知に一覧として残ります。すべてが転記できたと扱わず、確認が必要な対象を区別できる仕組みです。
工夫・配慮した点
転記先が見つからないデータを、見落とさず確認できるようにしました。
一覧表に機番が登録されていない場合、そのデータは転記せず、対象年月と機番を通知にまとめます。自動処理が終了しても、転記できなかったものが残っていないか確認できるようにしています。
また、転記元に非表示の行が含まれるケースに合わせ、行をたどる処理を見直しました。処理済みのファイルを別フォルダへ移すことで、未処理のファイルと区別する構成にしています。
同じような業務でお困りですか？
複数のファイルやシステムにまたがる入力・集計も、業務の流れに合わせて自動化する範囲を検討できます。まずは現在の作業をお聞かせください。
