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「紙」が御社の業務効率化を妨げていませんか?

紙業務の効率化ソリューション

紙データ化・OCR

OCR:“Optical Character Recognition”

「紙」が御社の業務効率化を妨げていませんか?

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紙の書類をデータ化することで・・・

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  • 業務効率アップ

  • ヒューマンエラーが減る

  • オフィス内の紙がスッキリ

といっても・・・

 

「紙」で成り立っていた業務を簡単に変えることは難しい。

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まずは業務全体の中で、

どこで「紙」が発生しているのかを見つけましょう

まずは、会社全体の業務フローチャートをざっくり作ってみましょう!

業務フローチャートの例:

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※業務フローは企業によって様々ですが、どんな業種・規模の会社であっても、最終的にはバックオフィス業務は「会計」に行きつくと言われています。この中で発生している1つ1つの業務に着目し、業務とデータの流れ、使用アプリケーション(紙を含む)を洗い出し、現在発生している業務の課題点を見つけていきましょう。

入口が「紙」では、その先のDX化(自動化)が進まない

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第一ステップとして「データ化」が必要なのです

業務改善をする際には、まず流れで捉えることが大切。

バックオフィス業務を効率化するためには、前段階までの土台作りが必要です。

 

このように会社全体の業務を可視化して整理してみましょう。

改善すべき「紙業務」が見つかったら

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  • その書類業務はITに置き換えられる?

  • 書式は固定のものが使われている?

  • パターンや手書きの多さ → 難易度は?

紙業務が見つかったら、改善策を考えてみましょう。

紙業務の解決策には、様々な手段があります。

下のフローチャートを参考に、自社業務に合う手段を確認してみましょう。

弊社が推奨する「紙業務」改善フローチャート

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① アプリ開発(IT化)

予算に余裕がある場合や、文書の形式が固定されていてPC・スマホ・タブレットでの入力が可能な場合、アプリ開発を通して完全IT化が可能です。

 

御社の対象業務専用アプリを開発する方法です。

アプリで作った入力フォームに数値や文字や画像情報等を入力し、

そのままアプリで管理することができます。

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安全性↑

管理・検索しやすい

複数端末で操作可能

スタッフの高齢化、予算などの壁はあっても、

スマホ所有率も高い昨今では慣れでカバーできる部分も多くあります。

 

しかし、それでも困難と思われる場合には、

以下の方法で紙のまま業務効率化を図ります。

② OCR(光学的文字認識)

OCRとは、Optical Character Recognition の略で、「光学的文字認識」と訳されます。

画像やPDFに含まれる文字を読み取り、編集可能なテキストデータに変換する技術・ソフトウェアのこと。

書式が固定化されていれば、文書をスキャンしてPCに取り込むことで、自動でテキストデータ化することができます。

管理・編集がPC上で容易にできるだけでなく、RPAを用いて書類処理業務を自動化することも可能です。

アプリ開発を用いたデジタル化は難しいけど、書式が固定されていてスキャン→PC取込みが可能な場合、もっともオススメな方法です。

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AI-OCR:自動的にリアルタイムで行うことができます。特に手書きの文字では読み取りミスが起こりやすく、正確性(認識率)が100%でないのが欠点。

MICHIRU OCR:AI-OCRと人間による目視補正が組み合わさったサービス。

リアルタイムではありませんが、手書きであっても正確性(認識率)が非常に高くなります。

「MICHIRU OCR」について詳しくはこちら

③ アウトソーシング(BPO)

書式が非固定の場合、AI-OCRでも厳しいことが多く、正確性の課題も考えると人間による手作業でのデータ入力が必要になります。

 

自社でデータ入力をするには人手も時間も足りないという企業では、社外にアウトソーシングしてしまうのも一つの手です。

社内の紙を減らすだけでなく、人件費を大きくカットし、他の業務に時間を充てることができます。

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④ データ化ソリューション

大規模なアプリ開発ではなく、入口だけデータで入力できるフォームを作り、データ化していく方法です。

 

業務自体が複雑であるために一つのアプリケーションでは完結が難しい場合などには、

業務内容を詳細にお聞きしたうえで、

RPAと組み合わせるなど、適切な方法を弊社がご提案します

 

複数のツールやサービスと組み合わせることで、今までは難しかったペーパーレス化や、+αの機能追加なども柔軟に対応可能です。

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※ここでの「パターンの多さ」とは:

項目ごとに入力される可能性のある記号の種類や、表形式の場合は空白の多さなど。

記号の種類が多いと読み取りの難易度が上がり、誤認識が起こりやすくなります。

AI-OCRは、マス数に応じた金額設定になっていることが多いです。そのため、表形式で空白が多い場合には、空白の分の無駄なカウントが増えることで金額が上がってしまいやすくなります。

で後工程を自動化

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紙書類

OCRによりデータ化

RPAにより自動入力

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弊社推奨の           なら、

どの方法でデータ化したとしても、

後工程をロボットで自動化することができます!

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紙のデータ化・業務自動化のご相談はこちら

企業の業務内容によって大きく異なってくるため、

業務内容やご希望をお聞きした上で個別の対応となります。

まずはお気軽にご相談ください

いつでもお気軽にお問い合わせください。

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